單證是整個(gè)外貿(mào)工作的核心。新手通過學(xué)習(xí)單證，可以很清晰地將整個(gè)外貿(mào)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來。
外貿(mào)實(shí)務(wù)中，單證的制作與出具人通常有出口商，出口國(guó)的商檢等機(jī)構(gòu)，貨運(yùn)公司以及進(jìn)口商，一般規(guī)定是英文或中英文對(duì)照。外貿(mào)常見的單證有：
1、合同(CONTRACT)
CONTRACT是統(tǒng)稱，買賣雙方均可出具。如系賣方制作，可稱為銷售確認(rèn)書(SALES /confirm/iATION)，買方出具則可稱為采購(gòu)確認(rèn)(PURCHASED /confirm/iATION)。除了與國(guó)內(nèi)銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時(shí)間，地點(diǎn)，交易貨物品名，付款方式，違約責(zé)任以外，還可以根據(jù)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)附加條款。此外，正式的外貿(mào)合同，往往還有更詳細(xì)的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對(duì)各種不可抗力的規(guī)定等細(xì)則。
對(duì)于容易在裝卸和儲(chǔ)運(yùn)過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)，糧農(nóng)副產(chǎn)品等，合同中往往還會(huì)附加"溢短裝"條款，即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎(chǔ)上，有若干幅度的差異，最后按照實(shí)際交貨量來結(jié)算。比如"5%MORE OR LESS ALLOWED"，即允許多交或少交5%。
理論上，合同應(yīng)該"一式兩份，雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽章的正本為憑"，可在外貿(mào)實(shí)務(wù)中不大苛求照搬執(zhí)行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè)信用，以及預(yù)付款，信用證等實(shí)質(zhì)的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因?yàn)槿绱耍恍﹪?guó)家的客戶甚至制作固定合同，并留下"信用證開出后生效"等條款，進(jìn)一步淡化合同的約束力，到處散發(fā)作為詢價(jià)工具。碰到這樣的合同，不必當(dāng)真，預(yù)留時(shí)間，等到信用證收到再有所行動(dòng)不遲。
2、發(fā)票(INVOICE)
或稱商業(yè)發(fā)票(Commercial Invoice)。外貿(mào)的"發(fā)票"概念和國(guó)內(nèi)的財(cái)務(wù)發(fā)票完全不同。外貿(mào)發(fā)票是出口商自己制作，出具的文件，用于說明此票貨物的品名，數(shù)量，單價(jià)，總值等，以及其他一些說明貨物情況的內(nèi)容。發(fā)票格式不拘，但必須包括上述要素，并全名落款。
發(fā)票必須注明一個(gè)發(fā)票號(hào)碼(自己擬定)，出票時(shí)間。可以按照需要一式幾份，由若干正本和副本組成的，應(yīng)注明"ORIGINAL"，"COPY"字樣。
發(fā)票的末端通常有E。&O。E。字樣，意為"有錯(cuò)當(dāng)查"，即此份發(fā)票如有錯(cuò)漏允許更改。
3、形式發(fā)票(PROFORMA INVOICE)
樣式近似商業(yè)發(fā)票，幾乎可以直接把商業(yè)發(fā)票過來，標(biāo)題改為"PROFORMA INVOICE"即可。形式發(fā)票的用處，一是類似于單方面合同，作為報(bào)價(jià)和確定交易的工具。一些國(guó)家的客戶喜歡"確認(rèn)形式發(fā)票"的形式作為合同。因此，除了和商業(yè)發(fā)票相同的內(nèi)容外，還可以根據(jù)需要在空白處以"REMARK"加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以進(jìn)一步落實(shí)交易。此外，對(duì)于那些需要進(jìn)口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請(qǐng)。
在采用國(guó)際快遞寄送貨物的時(shí)候，也需要附上形式發(fā)票，作為快遞公司統(tǒng)一報(bào)關(guān)計(jì)用。
4、裝箱單(PACKING LIST)
與外貿(mào)發(fā)票對(duì)應(yīng)，性質(zhì)一樣，主要用于說明貨物的包裝情況，如品名，數(shù)量，包裝方式，毛重，體積。視產(chǎn)品類別的需要還可以加上其他詳細(xì)說明，如凈重等。
樣式與發(fā)票相仿，只是不需要注明貨物價(jià)值。通常也需要若干正本和副本。
